关于开展2022年度归档工作的通知

　　档案是科研单位重要的无形资产，为了确保物理所档案的齐全、完整，根据国家和中科院有关工作要求，现开展物理所年度归档工作，具体事项通知如下：

　　一、文书档案

　　请各管理部门、技术支撑部门、实验室参照《文书档案归档范围及保管期限参考表》（附件2），开展本部门应归档文件的整理移交工作，于4月30日前向档案室移交纸质档案、卷内文件目录电子版（附件10）。

　　二、科研课题档案、科研仪器设备档案

　　请课题组兼职档案员对照文件积累盒中的《科研课题档案归档范围及保管期限参考表》（附件3）、《科研仪器设备档案归档范围》（附件4）梳理汇总以下材料：

　　1、梳理汇总本课题组成员作为负责人的项目/课题材料（2021年12月31日前已执行到期并完成结题验收的），每个科研课题对应一个文件积累盒，将收集的项目/课题材料放入对应的文件积累盒中。于5月31日前向科技处各项目主管移交仍留存在课题组内的科研课题档案。

　　2、梳理汇总新购置的科研仪器设备材料（原值在50万人民币及以上采购的标准设备），每个科研仪器设备对应一个文件积累盒，将收集的材料放入对应的文件积累盒中。已完成验收的科研仪器设备档案及时向科技处科研仪器设备项目主管移交。

　　移交内容包括纸质档案、电子文件（离线移交）、科研课题档案归档说明书（附件16）、卷内文件目录电子版（附件10）和归档电子文件目录（附件11）。

　　请相关课题组兼职档案员于5月31日前携带课题清单（附件17）至综合档案室领取文件积累盒。

　　三、先导专项档案

　　请承担先导专项的科研人员对照《先导专项文件归档范围和档案保管期限参考表》（附件5），于5月31日前向科技处提交已产生的先导专项档案的预立卷清单（附件12）。

　　四、会计档案、人事档案（死亡人员）

　　由财务处、人事处按照有关规定将已完成归档的会计档案、死亡人员人事档案于6月30日前移交档案室。

　　五、声像档案、实物档案、著名人物档案

　　各部门请参考《声像档案归档范围及保管期限参考表》（附件6）、《著名人物档案归档范围及保管期限参考表》（附件7）、《实物档案归档范围及保管期限参考表》（附件8），将具有保存价值的声像档案、实物档案、著名人物（院士等）档案于6月30日前移交档案室，并移交相应档案类型的电子版目录（附件13、14、15）。

　　六、研究生教育档案、基本建设项目档案、大科学工程项目档案、人事档案（不包含死亡人员）

　　根据物理所的实际情况，由各业务主责部门按照国家、行业的相关规定收集归档并妥善保管，及时向档案室备案电子目录。

　　七、归档要求

　　（一）各部门/实验室/课题组应保证归档纸质文件的齐全、完整、真实、有效，保证归档电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。

　　（二）归档文件应为原件，且签字盖章齐全，因特殊情况归档复印件时，应在复印件上注明原件存放位置，并由所在部门/实验室/课题组负责人于复印件首页签字或加盖原件存放单位公章。因特殊情况导致某份文件无法归档时，应出具相关说明，并由所在部门/实验室/课题组负责人签字。

　　（三）归档纸质文件应使用符合耐久性要求的载体和书写材料（避免使用铅笔、圆珠笔、复写纸、热敏纸等），确保文件完好，纸张平整、无污渍、无破损、无涂改。

　　（四）归档文件应根据归档范围表（附件2～8）及实际情况确认其保管期限。

　　（五）可脱机保存的电子文件应以U盘、光盘或移动硬盘形式保存，并填写归档电子文件目录（附件11），无法脱机保存的电子文件需附相应说明文件，内容包括访问方式、存储地点、责任者等。

　　（六）不需要集中归档保存的文件（参照附件9）由部门/实验室/课题组妥善保管处置，防止发生泄密事件。

　　（七）归档时需提交归档材料及一式两份档案移交登记表（附件18）。

　　（八）请提前与档案室、科技处联系，协调具体移交时间，移交档案材料时请佩戴好口罩，避免人员聚集。

　　（九）各管理部门、技术支撑部门、实验室、课题组兼职档案员如有变动，请及时告知综合档案室，将变更后的兼职档案员信息登记表（附件1）发送至archives@iphy.ac.cn,并扫码加入物理所档案工作群（二维码见下图）。

　　联系方式：档案室 82648066    科技处 82648190

　　特此通知。

 

综合档案室

2022年4月6日