关于开展年度归档工作的通知　　

　　档案是科研单位重要的无形资产，为了确保物理所档案的齐全、完整，根据国家和中科院有关工作要求，现开展物理所年度归档工作，具体事项通知如下：

　　一、文书档案

　　请各管理部门、技术支撑部门、实验室参照《文书档案归档范围及保管期限参考表》（附件2），开展本部门应归档文件的整理移交工作，于4月23日前向档案室移交纸质文件、卷内文件目录电子版（附件3）。

　　二、科研课题档案、科研仪器设备档案

　　请课题组兼职档案员对照文件积累盒中的《科研课题档案归档范围及保管期限参考表》（附件4）、《科研仪器设备档案归档范围》（附件5）梳理汇总本课题组成员作为负责人的项目/课题（2020年12月31日前已执行到期并完成结题验收的）材料和新购置的科研仪器设备（原值在50万人民币及以上采购的标准设备）材料，每个科研课题/仪器设备对应一个文件积累盒，将收集的材料放入对应的文件积累盒中，并于4月23日前向科技处移交仍留存在课题组的科研课题档案材料、科研仪器设备档案材料，包含纸质文件、电子文件、科研课题档案归档说明书（附件15，需纸质签字版一份）、卷内文件目录电子版（附件3）和归档电子文件目录（附件13）。

　　截止2020年12月31日，已获批立项的项目/课题和新购置的设备（原值在50万人民币及以上采购的标准设备），请相关课题组兼职档案员于4月23日前携带课题清单（附件17）至综合档案室领取文件积累盒。

　　三、先导专项档案

　　请先导专项各任务层级的兼职档案员对照《先导专项文件归档范围和档案保管期限参考表》（附件6），于4月23日前向科技处提交已产生的先导专项档案的预立卷清单（附件18）。

　　四、会计档案、人事档案（死亡人员）

　　由财务处、人事处按照有关规定将已完成归档的会计档案、死亡人员人事档案于6月30日前移交档案室。

　　五、声像档案、实物档案、著名人物档案

　　各部门请参考《声像档案归档范围及保管期限参考表》（附件7）、《著名人物档案归档范围及保管期限参考表》（附件8）、《实物档案归档范围及保管期限参考表》（附件9），将具有保存价值的声像档案材料、实物档案材料、著名人物（院士等）档案材料于6月30日前移交档案室，并移交相应档案类型的电子版目录（附件10、11、12）。

　　六、研究生教育档案、基本建设项目档案、大科学工程项目档案、人事档案（不包含死亡人员）

　　根据物理所的实际情况，由各业务主责部门按照国家、行业的相关规定收集归档并妥善保管，及时向档案室备案电子目录。

　　七、归档要求

　　（一）各部门/实验室/课题组应保证归档纸质文件的齐全、完整、真实、有效，保证归档电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。

　　（二）归档文件应为原件，且签字盖章齐全，因特殊情况归档复印件时，应在复印件上注明原件存放位置，并由所在部门/实验室/课题组负责人签字或加盖原件存放单位公章。因特殊情况导致某份文件无法归档时，应出具相关说明，并由所在部门/实验室/课题组负责人签字。

　　（三）归档纸质文件应使用符合耐久性要求的载体和书写材料（避免使用铅笔、圆珠笔、复写纸、热敏纸等），确保文件完好，纸张平整、无污渍、无破损、无涂改。

　　（四）归档文件应根据归档范围表（附件2、4、5、6、7、8、9）及实际情况确认其保管期限。

　　（五）可脱机保存的电子文件应以U盘、光盘或移动硬盘形式保存，并填写归档电子文件目录（附件13），无法脱机保存的电子文件需附相应说明文件，内容包括访问方式、存储地点、责任者等。

　　（六）不需要集中归档保存的文件（参照附件14）由部门/实验室/课题组妥善保管处置，防止发生泄密事件。

　　（七）归档时需提交归档材料及档案移交登记表（附件16，一式两份）

　　（八）为了避免人员密集，请提前与档案室、科技处联系，协调具体移交时间。

　　（九）各管理部门、技术支撑部门、实验室、课题组兼职档案员如有变动，请随时告知综合档案室，将变更后的兼职档案员信息登记表（附件1）发送至archives@iphy.ac.cn,并扫码加入物理所档案工作群（二维码见下图）。

　　联系方式：档案室 82648066    科技处 82648190

　　特此通知。

 

 

综合档案室

2021年3月26日